소상공인을 위한 스마트 기술 보급 사업에 디지털 혁신이 바람을 일으키고 있다.

중소벤처기업부 산하 소상공인시장진흥공단이 추진 중인 ‘2025년 소상공인 스마트상점 기술보급사업’(이하 스마트상점 사업)에 참여 중인 비스타컨설팅연구소㈜이 자체 개발한 ‘컨설팅관리시스템(CMS)’을 전격 도입하며 업무 효율성을 크게 높이고 있다.

스마트상점 사업은 키오스크, 전자칠판, 서빙로봇 등 첨단 기술을 소상공인 매장에 보급해 인건비 부담을 덜고, 고객서비스 품질을 높이기 위한 지원 프로그램이다. 소상공인기본법 제2조에 따른 정상 운영 매장이라면 누구나 신청 가능하며, 사업에 선정되면 ‘디지털 닥터’로 불리는 전문 컨설턴트가 직접 점포를 방문해 컨설팅을 제공한다.

비스타컨설팅연구소, CMS 전격 도입해 ‘디지털 전환’ 가속

경기권역 전문기관으로 참여 중인 비스타컨설팅연구소는 올해부터 컨설팅관리시스템(CMS)을 도입해 사업 운영에 박차를 가하고 있다. CMS는 컨설턴트 배정부터 현장 일정 조율, 보고서 작성·검수, 최종 승인까지 전 과정을 온라인으로 처리할 수 있도록 설계됐다.

기존에는 컨설턴트가 각자 보고서를 작성한 뒤, 담당자가 수작업으로 내용을 열람하고 검토하는 방식이었다. 그러나 CMS 도입 이후, 모든 과정이 온라인 기반으로 전환되며 실시간 업무 파악은 물론, 보고서 작성 및 검수에 소요되는 시간이 획기적으로 줄어들었다.

비스타컨설팅연구소가 도입한 CMS는 ▲컨설팅 등록 및 매칭 ▲현장 일정 관리 ▲보고서 작성 및 검수 ▲실시간 현황 모니터링 등 4개 핵심 기능을 중심으로 구성돼 있다.

특히 ‘대시보드’ 기능을 통해 현재 진행 중인 컨설팅 수, 완료 건수, 반려 보고서 현황 등을 한눈에 확인할 수 있으며, 컨설턴트별 실적 및 지역별 통계도 자동으로 집계돼 업무 과부하 여부 등을 신속히 파악할 수 있다.

컨설팅 스케줄 역시 주간·월간 단위로 시각화돼 각 컨설턴트의 방문 일정이 한눈에 정리된다. 해당 점포, 시간, 위치 등도 함께 표시돼 업무 배분의 효율을 극대화하고 있다.

무엇보다 눈에 띄는 기능은 ‘보고서 자동완성’. 사업 신청 시 입력된 소상공인 정보와 현장 진단 내용을 기반으로 템플릿이 자동으로 채워지며, 보고서 작성 시간을 대폭 단축시켰다. 여기에 전자서명 기능까지 탑재돼, 출력과 스캔 없이 모든 공식 보고서에 자동 서명이 삽입되는 방식이다.

업계 관계자는 “이 같은 기능들이 기존 업무의 병목 현상을 해소하며 사업 전반에 걸쳐 디지털 혁신을 이뤄냈다”고 평했다.

배준영 비스타컨설팅연구소 과장은 “이전에는 컨설턴트가 파일을 직접 작성하고 담당자가 일일이 검토표를 작성해야 했지만, CMS 도입 이후에는 클릭 몇 번으로 수정 사항까지 실시간으로 반영할 수 있게 됐다”며 “업무 속도뿐만 아니라 컨설팅 품질까지 높아졌다”고 설명했다. 이어 “앞으로도 체계적인 시스템 기반으로 소상공인 지원에 최선을 다하겠다”고 강조했다.

소상공인 디지털 전환을 위한 발걸음은 이제 시작이다. 스마트상점 사업을 통해 전국의 수많은 소상공인들이 보다 편리하고 효율적인 경영환경을 구축할 수 있을지 귀추가 주목된다.